Kỹ năng giao tiếp đóng một vai trò quan trọng để thành công trong công việc và cuộc sống. Bạn đang tìm kiếm một cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp cho mình? Bạn không biết bắt đầu từ đâu. Hãy để M.Y.C Việt Nam tìm hiểu vấn đề này trong bài viết sau đây.
Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng mềm thể hiện khả năng lắng nghe, truyền đạt thông tin, ứng xử và tương tác nhằm đạt được mục tiêu cụ thể. Người có kỹ năng giao tiếp tốt có khả năng phát triển nhiều mối quan hệ, và những gì họ nói ra đều có tác động đến những người xung quanh. Trong hầu hết các trường hợp, quản lý cấp cao có kỹ năng giao tiếp tốt.
Đặc điểm của kỹ năng giao tiếp
- Dựa trên nguyên tắc WIN – WIN: Để giao tiếp hiệu quả, người mà bạn đang trực tiếp tương tác cần cảm thấy thoải mái khi nói chuyện, hoặc đạt được điều mà cả hai bên mong muốn nhận được trước khi bắt đầu cuộc nói chuyện.
- Không bẩm sinh: Không chỉ kỹ năng giao tiếp mà tất cả các kỹ năng khác không phải là bẩm sinh. Bạn cần học, thực hành và áp dụng vào mọi hoạt động hàng ngày để hình thành kỹ năng cho bản thân.
- Nhận thức: Mỗi người sẽ có những nhận thức cá nhân khác nhau, đó là lý do tại sao việc tích lũy và áp dụng các kỹ năng giao tiếp ở mỗi người là khác nhau. Thông qua nhận thức cá nhân, mỗi người có một cách tiếp nhận và đồng hóa các kỹ năng giao tiếp trên nhiều cấp độ.
- Tính kế thừa và chọn lọc: Từ những kiến thức hiện có bạn tiếp thu chúng tức là bạn đang kế thừa những điều tốt đẹp đã được chứng minh từ trước. Và việc xem xét một thông tin chỉ tiếp nhận những kiến thức bạn cho là đúng, đó là tính chọn lọc.
- Tính cá nhân cao: Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cá nhân. Vì ai cũng phải học hỏi, vay mượn kinh nghiệm của bản thân, phục vụ cho mục đích giao tiếp của mình mà không khuôn khổ, không theo một quy tắc nào.
- Áp dụng nhiều bộ kỹ năng: Kỹ năng giao tiếp thường được kết hợp với các kỹ năng khác như kỹ năng thuyết trình, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng đàm phán,… Mục đích cuối cùng của việc áp dụng các kỹ năng mềm này vào giao tiếp là phục vụ cho mục đích trò chuyện, giao tiếp Trao đổi thông tin trong cuộc sống.
Có thể bạn quan tâm: Khóa học nghệ thuật giao tiếp đỉnh cao nơi công sở
Kỹ năng giao tiếp có vai trò như thế nào?
Ngoài hữu ích trong công việc, kỹ năng giao tiếp còn có thể giúp ích cho bạn rất nhiều trong mọi mặt của cuộc sống. Mặc dù hình thức giao tiếp thay đổi theo từng giai đoạn của cuộc đời nhưng tầm quan trọng của nó vẫn không đổi. Dưới đây là tầm quan trọng của các kỹ năng giao tiếp trong từng tình huống:
Ý nghĩa của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống hàng ngày
Một trong những lý do chính khiến kỹ năng giao tiếp rất quan trọng là chúng giúp thúc đẩy các mối quan hệ bền chặt hơn và xây dựng lòng tin với mọi người. Trở thành một người giao tiếp hiệu quả sẽ giúp bạn dễ dàng phát hiện ra các cơ hội và nắm bắt chúng khi chúng xuất hiện. Không chỉ vậy, giao tiếp là cách tốt nhất để giải quyết mọi xung đột có thể nảy sinh trong cuộc sống hoặc các mối quan hệ của bạn.
Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong tổ chức, doanh nghiệp
Giao tiếp hiệu quả có thể tăng năng suất và động lực của nhân viên
Những nhân viên thường xuyên thảo luận công việc với người quản lý của họ có xu hướng làm việc hiệu quả hơn những người chỉ đơn thuần nhận nhiệm vụ do cấp trên giao và sau đó thực hiện chúng một cách siêng năng. Hơn nữa, giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên và các bộ phận khác nhau đóng vai trò như chất bôi trơn giúp tổ chức vận hành trơn tru hơn, từ đó cải thiện hiệu suất và năng suất tổng thể của tổ chức.
Giao tiếp hiệu quả thúc đẩy chúng ta chia sẻ và mở rộng kiến thức cũng như áp dụng kiến thức này để tạo ra những ý tưởng mới. Kiến thức thường mất giá trị nếu nó được giữ cho riêng mình và không được chia sẻ với thế giới.
Giao tiếp tốt tạo nên một đội mạnh
Chỉ thông qua giao tiếp, các thành viên trong nhóm mới học cách tin tưởng lẫn nhau và làm việc hiệu quả. Sự gián đoạn trong giao tiếp giữa các thành viên là dấu hiệu cho thấy một nhóm sẽ tan rã trong tương lai gần. Thứ tư, giao tiếp tại nơi làm việc làm tăng sự hài lòng của nhân viên.
Khi nhân viên không được phép có tiếng nói và cảm thấy rằng tiếng nói của họ không được coi trọng hoặc đơn giản là không được lắng nghe, sự hài lòng của nhân viên sẽ giảm mạnh. Điều này cuối cùng có hậu quả lâu dài cho công ty, vì những nhân viên không hài lòng thường phải đối mặt với việc giảm động lực và năng suất tổng thể.
Những kỹ năng quan trọng trong giao tiếp
Dưới đây là những kỹ năng quan trọng giúp quá trình giao tiếp diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả hơn:
Kỹ năng lắng nghe
Ở đây cần lưu ý một điều quan trọng: bản chất của quá trình giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin hai chiều, tức là trong một cuộc giao tiếp phải có cả người nói và người nghe. Nếu chúng ta nói “Tao Tao không bao giờ dừng lại” mà không lắng nghe những gì đối phương nói, những người còn lại chắc chắn sẽ cảm thấy nhàm chán và dừng cuộc trò chuyện ngay lập tức.
Vì vậy, nếu bạn muốn xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với mọi người, đừng chỉ nói chuyện với họ mà hãy lắng nghe những gì họ nói. Mặc dù có vẻ đơn giản nhưng đây là một kỹ năng khó cần nhiều thời gian để phát triển và cải thiện.
Kỹ năng giao tiếp và ứng xử
Kỹ năng giao tiếp liên quan đến nói, đi đứng, chào hỏi và tất cả các phép xã giao. Tuy những điều đó không lột tả hết được con người thật của bạn nhưng cũng đủ khiến người khác có ấn tượng xấu về bạn. Mọi người có xu hướng dễ bắt chuyện và giao tiếp cởi mở hơn khi tiếp xúc với một người ăn nói nhỏ nhẹ và có cách cư xử tế nhị.
Kỹ năng thuyết phục và đàm phán
Tất nhiên, trong cuộc sống chúng ta không thể tránh khỏi những trường hợp xung đột lợi ích với người khác. Để giải quyết vấn đề này một cách hòa bình, chúng ta cần sử dụng các kỹ năng thuyết phục và đàm phán. Nó không chỉ duy trì tình bạn mà còn giúp cả hai bên đạt được lợi ích lớn nhất.
Kỹ năng đặt câu hỏi
Đặt câu hỏi là một kỹ năng giao tiếp quan trọng giúp chúng ta có thêm thông tin và nếu không có nó, các tương tác giữa các cá nhân không thể thành công.
Trong khi các vấn đề thường liên quan đến lời nói, đôi khi các hành vi phi ngôn ngữ cũng được coi là vấn đề. Ví dụ, nhướn mày tương đương với việc hỏi “Bạn có chắc không?” Việc kết hợp các nét mặt khác nhau có thể hiệu quả trong các thời điểm và ngữ cảnh khác nhau.
Đặt câu hỏi không khó nhưng đặt câu hỏi phải khéo léo, đúng lúc thì mới được đánh giá cao. Trước khi hỏi, bạn nên tự hỏi mình một vài câu hỏi:
- Câu hỏi này có phù hợp với đối phương không?
- Bây giờ có phải là lúc thích hợp để đặt câu hỏi không?
- Tôi muốn người được hỏi trả lời như thế nào?
Kỹ năng xử lý tình huống
Sự thật là không phải lúc nào chúng ta cũng sẵn sàng trả lời, nhưng trong một số trường hợp, chẳng hạn như đi phỏng vấn xin việc, bạn sẽ cần thể hiện năng lực của mình bằng cách thể hiện tâm lý ứng biến nhanh.
Để thành thạo nghệ thuật xử lý tình huống, chúng ta cần va chạm và vấp ngã nhiều lần trong nhiều tình huống khác nhau. Có như vậy chúng ta mới hình thành được dũng khí và sự tự tin để đương đầu với mọi thử thách.
Khả năng làm việc nhóm
Giao tiếp và làm việc nhóm là hai kỹ năng luôn song hành với nhau. Khi các thành viên trong nhóm có kỹ năng giao tiếp tốt, họ sẽ có thể làm việc cùng nhau hiệu quả hơn với ít nguy cơ hiểu lầm hoặc xung đột hơn.
Luyện tập quan sát khi giao tiếp
Trong quá trình giao tiếp cần khéo léo quan sát ngôn ngữ cơ thể của đối phương và có những hành động phù hợp, tránh nhìn chằm chằm khiến đối phương cảm thấy mất tự nhiên.
Ví dụ, bạn đang thuyết phục người khác mua một chiếc áo sơ mi, khi bạn giới thiệu những ưu điểm và giá cả của sản phẩm, khách hàng không nói gì mà chỉ cau mày. Điều này cho thấy họ không hài lòng với cách bán hàng của bạn, hãy ngừng thuyết phục họ mua chiếc áo này mà thay vào đó hãy hỏi về yêu cầu và mong muốn được tư vấn sản phẩm của họ thoải mái hơn.
Xem thêm: Các nguyên tắc giao tiếp cơ bản khiến bạn đẹp hơn trong mắt đối phương
Những cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp
Tích cực lắng nghe khi giao tiếp
Giao tiếp là hoạt động giữa hai người trở lên, vì vậy để rèn luyện và phát triển kỹ năng giao tiếp của mình, bạn cần học cách lắng nghe nhiều hơn. Tuy nhiên, lắng nghe ở đây không chỉ là lắng nghe mà còn là thấu hiểu, tạo điều kiện, để người đối thoại với mình có cơ hội chia sẻ mọi khúc mắc trong lòng.
Quan sát và kết hợp ngôn ngữ cơ thể
Giao tiếp bằng lời nói là chưa đủ, cử chỉ, chuyển động và cách diễn đạt cũng sẽ tạo thêm sự đa dạng cho cuộc trò chuyện của bạn. Kết hợp kỹ năng quan sát và ngôn ngữ cơ thể khi giao tiếp có thể giúp người đối diện cảm thấy gần gũi và thân thiện hơn. Tuy nhiên, bạn vẫn phải biết khi nào là đủ và thể hiện sự tinh tế, khéo léo để đối phương không cảm thấy khó chịu nhé!
Sự thân thiện
Giao tiếp thân thiện là cần thiết và nó giúp bạn có cơ hội gặp gỡ, trò chuyện với những người xung quanh. Bằng cách học cách đối xử tốt với mọi người, bạn cũng học được một phần quan trọng của kỹ năng giao tiếp.
Tự tin
Trong mọi tình huống, sự tự tin có thể giúp bạn vượt qua những vấn đề khó khăn nhất. Và để có thể tự tin bày tỏ quan điểm của mình, bạn phải chắc chắn rằng mình hiểu rõ những gì mình định nói và làm, đồng thời chuẩn bị kỹ kiến thức, thông tin trước khi trình bày. Điều này có nghĩa là bạn phải thực hành, học hỏi và làm mới thường xuyên để hiểu rõ hơn về bản thân và tự tin hơn vào những gì bạn có.
Sự đồng cảm
Đồng cảm là biết đặt mình vào vị trí của người khác, để cảm nhận và hiểu tại sao họ cư xử như vậy. Trong giao tiếp giữa hai người cần có sự đồng cảm để hiểu rõ hơn câu chuyện của nhau. Khi bạn biết cách đồng cảm với câu chuyện của họ, bạn học cách lắng nghe và thấu hiểu họ.
Tôn trọng
Học cách lắng nghe tích cực thay vì bắt người khác phải nghĩ như bạn. Tôn trọng câu chuyện của người khác cũng là một cách rèn luyện và phát triển kỹ năng giao tiếp. Khi học cách tôn trọng lẫn nhau, bạn sẽ tránh được những cuộc tranh cãi nảy lửa bất tận và tìm ra giải pháp cho các vấn đề.
Hãy cởi mở
Có một tâm hồn cởi mở cũng giống như sự hiểu biết, đồng cảm và tôn trọng, bạn cởi mở để tin tưởng người khác, chia sẻ những câu chuyện và kiến thức một cách cởi mở, đồng thời phát triển các kỹ năng giao tiếp. Tương tác với nhiều người một cách thường xuyên và kỹ năng giao tiếp của bạn cũng sẽ được cải thiện.
Hiểu và tìm ra điểm chung của nhau
Các cuộc đàm thoại diễn ra thường có mục đích đạt được mục tiêu mà các bên mong muốn trước đó. Vì vậy, để hiểu và chia sẻ với nhau, bạn cần tìm ra điểm chung trong cuộc trò chuyện. Điều này cũng cho thấy rõ tầm quan trọng của việc lắng nghe, thấu hiểu và đưa ra giải pháp khi giao tiếp.
Trả lời ngắn gọn và chú ý đến âm lượng
Nhiều người không chú ý đến âm lượng và ngữ điệu khi tham gia vào một cuộc trò chuyện. Một người có kỹ năng giao tiếp tốt phải biết kiểm soát lời nói và âm lượng của mình. Với mỗi nội dung, mỗi mục đích khác nhau sẽ có một phong cách giao tiếp khác nhau. Bạn nên trải qua nhiều để rút ra kinh nghiệm và từ đó biết mình nên làm gì để có cuộc trò chuyện thoải mái nhất.
Trình bày lưu loát, trôi chảy
Nói lan man, nói lắp và đi lang thang có thể khiến đối phương cảm thấy mệt mỏi và khó chịu trong suốt cuộc trò chuyện. Nó cũng cho thấy bạn thiếu tự tin trong giao tiếp. Nếu muốn nói lưu loát và lưu loát hơn, bạn có thể luyện tập nhiều hơn bằng cách tích lũy kiến thức và nhiều kỹ năng sống, đọc nhiều sách và luyện nói nhiều hơn.
Sẵn sàng trả lời và đặt câu hỏi
Để không để cuộc nói chuyện rơi vào ngõ cụt, đặt câu hỏi cũng là một cách tạo ra nhiều chủ đề. Trong giao tiếp, không dễ để đặt một câu hỏi khiến ai đó sẵn sàng chia sẻ câu chuyện cá nhân mà bạn muốn biết. Những người chỉ tập trung vào việc đặt câu hỏi đóng và không mở chủ đề có thể là do kỹ năng giao tiếp kém, hoặc tệ hơn là vì họ không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện với bạn.
Điều chỉnh cách bạn nói
Khi bạn có cơ hội tiếp xúc với nhiều nhóm người khác nhau, bạn cần linh hoạt để điều chỉnh phong cách nói của mình cho phù hợp với từng nhóm khác nhau. Không chỉ vậy, khi giao tiếp bằng nhiều cách khác nhau, bạn cũng nên chọn một cách nói khác nhau mỗi lần để thích nghi.
Nâng cao kỹ năng cho những người trầm tính, hướng nội
- Không nghe thụ động: Bạn không nên nghe kể chuyện một cách thụ động, nghe những người không hiểu câu hỏi sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt đối phương. Hãy là một người lắng nghe tích cực, đồng cảm bằng cử chỉ hoặc đưa ra lời khuyên, thay vì chỉ lắng nghe một cách thụ động một cách vô tư.
- Đừng ép bản thân nói nhiều: Nói nhiều là đủ, không nên thể hiện nhiều, thể hiện quá nhiều dễ khiến đối phương mệt mỏi, dễ suy nghĩ lung tung. Bạn chỉ muốn được chú ý.
- Tin rằng lời nói của bạn có giá trị: Để cải thiện kỹ năng giao tiếp của người trầm tính, hướng nội, bạn nên tin rằng những gì bạn nói có giá trị. Khi nhận ra lời nói của mình có giá trị, bạn sẽ tự tin hơn, sẵn sàng mở lòng và chia sẻ nhiều điều tốt đẹp với người khác.
- Chuẩn bị trước các cuộc họp: Không chỉ người hướng nội, bất kỳ ai cũng cần chuẩn bị kỹ nội dung trước cuộc họp. Khi bạn biết mình phải làm gì, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn trong các cuộc trò chuyện của mình.
- Sẵn sàng đối mặt với nỗi sợ giao tiếp: Ngay cả khi bạn rất tự tin vào những gì mình đã chuẩn bị và thực hành mọi thứ một cách hoàn hảo thì vẫn sẽ nảy sinh những vấn đề không lường trước được. Vì vậy, hãy chuẩn bị tâm lý để đối mặt với mọi tình huống có thể xảy ra, dũng cảm đón nhận và vượt qua nỗi sợ giao tiếp.
Xem thêm: Khóa học nghệ thuật ứng xử nơi công sở
Những sai lầm cần tránh khi giao tiếp
Không chuẩn bị trước
Đây là lỗi không bao giờ được xảy ra khi giao tiếp. Nếu bạn quyết định tổ chức một cuộc họp mới với một hoặc nhiều người khác, bạn phải chuẩn bị trước một số cuộc trò chuyện. Ngay cả một cuộc gặp gỡ bất ngờ cũng cần được chuẩn bị trước những câu hỏi cơ bản nhất để giao tiếp.
Trả lời lan man, quanh co
Hầu hết mọi người đều không thích nói chuyện với một người nói lan man, quanh co và lạc đề. Vì vậy, bạn cần học cách đi thẳng vào vấn đề.
Ngập ngừng hoặc ậm ừ
Liên tục ngập ngừng khi giao tiếp, ậm ừ có thể cho thấy sự thiếu tự tin. Nguyên nhân của sự thiếu tự tin là do nội dung giao tiếp không được chuẩn bị sẵn, hoặc bạn tự ti về một số việc nào đó.
Ngắt lời người khác
Hành động ngắt lời người khác chứng tỏ bạn là người kém giao tiếp. Đây là điều rất tối kỵ trong giao tiếp nên nếu mắc phải lỗi này thì hãy sửa ngay nhé!
Phê phán, nói xấu người khác
Không coi thường, không nói xấu, hạn chế giao tiếp về những chủ đề nhạy cảm. Vì nó thể hiện bạn là người không lịch sự, lịch sự trong mắt người đối thoại. Hay tệ hơn là vô tình làm xấu hình ảnh của mình trong mắt đối phương. Khi một câu chuyện tồi tệ lan truyền, bạn có thể sẽ tự đánh mất một số mối quan hệ!
Đề cập đến Tôn giáo và Chủng tộc
Tôn giáo và chủng tộc rất nhạy cảm. Vì vậy, để giao tiếp với nhiều sắc thái và sự thoải mái nhất có thể, bạn cần tránh nội dung tôn giáo và chủng tộc.
Nói to khi không cần thiết
Trong một cuộc trò chuyện, bạn cần học cách kiểm soát âm lượng nói và hạn chế giọng nói của chính mình. Ngoài ra, hãy xem xét chủ đề và ngữ cảnh để có giọng điệu và ngữ điệu phù hợp nhằm giúp khán giả cảm thấy thoải mái khi giao tiếp với bạn.
Sở hữu những cử chỉ, động tác thiếu tôn trọng
Hãy kiểm soát cơ thể và đừng giao tiếp bằng quá nhiều cử chỉ không cần thiết. Ngôn ngữ cơ thể là cần thiết trong giao tiếp, nhưng những cử chỉ và hành động đó cần phải có kỷ luật và tôn trọng.
Lời nói, ánh mắt và nụ cười khiếm nhã
Thành thật với nhau giúp kéo dài câu chuyện và rút ngắn khoảng cách giữa hai người. Vì vậy, các bạn cần tạo dựng sự thân thiết với nhau qua lời nói, ánh mắt và nụ cười.
Nóng nảy và vội vàng
Đây là một sai lầm lớn xảy ra với nhiều người. Khi mắc lỗi này, bạn có thể trở nên xấu tính hơn trong cuộc trò chuyện. Khi bạn không kiểm soát được lời nói và hành động của mình sẽ khiến đối phương cảm thấy khó chịu và cho rằng bạn không phải là người giỏi giao tiếp.
Làm nổi bật kỹ năng giao tiếp của bạn với nhà tuyển dụng
Sơ yếu lý lịch xin việc
Trong phần kỹ năng trong sơ yếu lý lịch của bạn, bạn sẽ cần trình bày chi tiết các kỹ năng giao tiếp của mình, nếu được yêu cầu cho công việc. Ví dụ, bạn đã có cơ hội sử dụng kỹ năng này trong hoàn cảnh nào và bạn đã đạt được kết quả gì khi áp dụng kỹ năng này vào công việc của mình.
Có mặt trong các cuộc phỏng vấn
Trong cuộc phỏng vấn, hãy thể hiện một số đặc điểm của kỹ năng giao tiếp, chẳng hạn như tự tin, là người biết lắng nghe, sử dụng giọng điệu và âm lượng hoặc nói rõ ràng và mạch lạc. Cùng với các kỹ năng liên quan khác như kỹ năng đặt vấn đề, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng đặt câu hỏi để gây ấn tượng hơn nữa với nhà tuyển dụng.
Trước cuộc phỏng vấn, hãy chuẩn bị một số câu hỏi mà người phỏng vấn sẽ hỏi và thực hành thật tốt. Khi chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn sẽ tự tin hơn trong buổi phỏng vấn và hạn chế tối đa những lỗi giao tiếp không nên mắc phải.
Hi vọng những thông tin trong bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp cũng như biết cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp. Cảm ơn bạn đã đọc, nếu bạn thấy hay hãy chia sẻ và để lại bình luận bên dưới để M.Y.C Việt Nam có thể tiếp tục tạo ra những nội dung thú vị hơn.
